Le responsable du traitement des données doit mettre en œuvre les mesures de sécurité des locaux et des systèmes d'information pour empêcher que les fichiers soient déformés, endommagés ou que des tiers non autorisés y aient accès.

Le responsable doit prendre toutes les mesures nécessaires au respect de la protection des données personnelles dès la conception du produit ou du service.

Ainsi, il est obligé de limiter la quantité de données traitées dès le départ (principe dit de minimisation) et doit démontrer cette conformité à tout moment.

L'accès aux données est réservé uniquement aux personnes désignées ou à des tiers qui détiennent une autorisation spéciale et ponctuelle (service des impôts par exemple..

Le responsable des données doit fixer une durée raisonnable de conservation des informations personnelles.

L'entreprise qui détient des données personnelles doit informer la personne concernée des informations suivantes :

• Identité du responsable du fichier

• Finalité du traitement des données

• Caractère obligatoire ou facultatif des réponses

• Droits d'accès, de rectification, d'interrogation et d'opposition

• Transmissions des données

• Utilisation des données de navigation (cookies)

La personne qui traite les données personnelles (un commerçant en ligne par exemple) doit respecter certaines obligations. Notamment :

• Recueillir l'accord préalable des clients

• Informer les clients de leurs droits d'accès, de rectification, d'opposition et de suppression des informations collectées

• Veiller à la sécurité des systèmes d'information

• Assurer la confidentialité des données

• Indiquer une durée de conservation des données

L'objectif de la collecte d'informations doit être déterminé, et les données collectées doivent correspondre à cet objectif.

Dès lors que le traitement des données présente un risque pour les droits et libertés des personnes, le responsable du traitement doit mener une analyse d'impact sur la vie privée (PIA).

Cette analyse d'impact vise à évaluer l'origine, la nature, la particularité et la gravité de ce risque sur les droits et les libertés des personnes.

Si l'étude d'impact met en évidence un risque élevé (par exemple : utilisation de données bancaires ou usurpation d'identité) pour les personnes malgré les mesures mises en place pour en diminuer l'impact, la Cnil doit être informée.

L'évaluation dans le cadre de l'analyse d'impact doit porter sur les éléments suivants :

• Collecte d'Informations sensibles (origine, opinions politiques, religieuses, syndicales, habitudes sexuelles, santé), biométriques ou génétiques notamment

• Existence d'une évaluation des personnes (profilage par exemple)

• Réalisation de fichiers ayant une finalité particulière (études statistiques de l'Insee, traitements de recherche médicale par exemple)

• Transferts de données hors de l'Union européenne

L'entreprise qui réalise des traitements de données et les sous-traitants doivent désigner un délégué à la protection des données (DPO) dans les cas suivants :

• Leur activité fait partie du secteur public

• Leur activité principale amène un suivi régulier et systématique de personnes à grande échelle

• Leur activité principale amène le traitement à grande échelle de données sensibles ou relatives à des condamnations pénales et infractions

Le DPO est chargé des missions suivantes :

• Informer et de conseiller le responsable de traitement (ou le sous-traitant) et ses employés

• Contrôler le respect du règlement européen et du droit français en matière de protection des données

• Conseiller l'organisme sur la réalisation d'une analyse d'impact et d'en vérifier l'exécution

• Coopérer avec l'autorité de contrôle et d'être son contact.

Le DPO doit avoir les qualités et compétences suivantes :

• Communiquer efficacement et exercer ses fonctions en toute indépendance (ne pas avoir de de conflit d'intérêts avec ses autres missions)

• Avoir une expertise en matière de législations et pratiques (protection des données), acquise notamment par une formation continue

• Avoir une bonne connaissance du secteur d'activité et de l'organisation de l'organisme (opérations de traitement, systèmes d'information et besoins de l'organisme en matière de protection et de sécurité des données)

• Avoir une position efficace en interne pour faire un rapport au niveau le plus élevé de l'organisme

• Animer un réseau de relais au sein des filiales d'un groupe par exemple et/ou une équipe d'experts en interne (expert informatique, juriste, expert en communication, traducteur par exemple)

Le DPO peut être une personne issue du domaine technique, juridique ou autre.

• Entreprise de moins de 250 salariés
• Autre cas

La Cnil propose un modèle de registre.

Les personnes dont les informations sont collectées et traitées peuvent demander l'accès aux données les concernant à tout moment et sans limitation.

Les personnes dont les données sont collectées et traitées peuvent demander la rectification des données conservées.

Ils peuvent également s'opposer à leur utilisation.

Toute personne peut récupérer, sous une forme réutilisable, les données qu'elle a fournies, et les transférer ensuite à un tiers (réseau social par exemple).

Toute personne a droit à l'effacement de ses données et au déréférencement (droit de demander à un moteur de recherche de supprimer certains résultats associés à ses noms et prénoms).

En cas de violation de la sécurité des données comportant un risque élevé pour les personnes, le responsable du traitement doit les avertir rapidement, sauf dans certaines situations (données déjà chiffrées par exemple).

Il doit également le notifier à la Cnil dans les 72 heures.

Tel est le cas d'une banque, victime d'une intrusion dans son système informatique client. Elle doit informer ces derniers que des tiers ont pu accéder à leurs données personnelles.

Toute personne qui a subi un dommage matériel ou moral du fait de la violation du règlement européen peut obtenir du responsable du traitement (ou du sous-traitant) la réparation de son préjudice.

Tel est le cas par exemple d'une personne dont un problème de santé aurait été révélé.

Toute personne peut mandater une association ou un organisme actif dans le domaine de la protection des données pour faire une réclamation ou un recours et obtenir réparation en cas de violation de ses données.